TIETOSUOJASELOSTE
- Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomen Kääpiöpinserit ry
Osoite: Koivurannantie 23, 54310 Hytti
Sähköposti: hallitus@skpin.com
Yhteyshenkilö: jäsenrekisterinhoitaja Ella Hörkkö
- Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja. Rekisterissä käsitellään myös yhdistyksen tapahtumiin osallistuvien yhteystietoja siltä osin mitä tapahtumaan osallistuminen vaatii.
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta. Tapahtumiin osallistuvien ei-jäsenten osalta yhteystiedot tuhotaan heti kun niitä ei tapahtuman takia enää tarvita.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä (Yhdistyslaki 11§) sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Henkilötunnuksia ei kerätä.
- Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai tapahtumaan liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- Rekisteröidyn kotipaikka
- Rekisteröidyn postiosoite
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite
- Rekisteröidyn puhelinnumero
- Rekisteröidyn syntymäaika
- Rekisteröidyn jäsenmaksusuoritukset
- Näitä tietoja käytetään yhteydenpitoon jäsenistön kanssa (esim. postitus)
- Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään yhdistyksen jäseneksi liityttäessä tai yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin ilmoittauduttaessa.
5.Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
6.Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin jäsenpostitusta varten (Pinserit –lehti).
Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
7.Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8.Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan vuosittain. Ne voivat säilyä järjestelmän varmuuskopioissa vielä sen lisäksi n. puoli vuotta.
9.Profilointi
Yhdistys ei tee rekisteröityjen automaattista profilointia.
10.Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteriä ei käytetä suoramarkkinointiin lukuunottamatta yhdistyksen omia viestejä jäsenilleen.
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista, jolloin rekisteröity samalla eroaa yhdistyksen jäsenyydestä;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle, yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11.Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12.Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse jäsenrekisterin hoitajaan osoitteeseen jasenasiat(at)skpin.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomen Kääpiöpinserit ry
Ella Hörkkö
Uusitalontie 14 as 1, 21500 Piikkiö
- Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 3.2.2024.
——————————————————————————————————-
REKISTERISELOSTE
Laatimispäiväys: 24.5.2018
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
- Rekisterinpitäjä
Nimi: Ella Hörkkö, jäsensihteeri
Yhteystiedot: jasenasiat(a)skpin.com - Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
Nimi: Tanja Saviaro
Asema yhdistyksessä: Puheenjohtaja
Yhteistiedot: tanja.saviaro(at)gmail.com - Rekisterin nimi
Suomen Kääpiöpinserit ry:n jäsenrekisteri - Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyslain (11§) mukainen jäsenrekisterin pitäminen sekä jäsenpostitus. - Rekisterin tietosisältö
Jäsenistä:
– nimi, katuosoite, postinumero, paikkakunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite;
– suostumus- ja kieltotiedot erikseen suojattuina. - Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Pääsääntöiset tietolähteet:
– jäseneltä saatava tieto;
– muu arkistoaineisto;
– painetut lähteet. - Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteristä ei luovuteta tietoja ulkopuolisille. Yhdistyksen jäsenten välisistä kilpailuista julkaistaan tulokset yhdistyksen kotisivuilla, joissa näkyy nimi. Tällaisia kilpailuja ovat esimerkiksi Vuoden Koira-kilpailu ja rotumestaruuskilpailut. Jäsen voi kieltää nimen julkaisemisen ilmoittamalla siitä yhdistykselle. - Rekisterin suojauksen periaatteet
Atk-pohjainen ja manuaalinen rekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti (manuaaliset aineistot lukitussa tilassa). Elossa olevien henkilöiden arkaluontoisia tietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella. - Rekisteröidyn oikeuksien huomioon ottaminen
Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä.